Gestión de cobros: recordatorios de impago por email y WhatsApp sin perseguir cada factura

La factura venció hace tres semanas. Alguien de administración tiene que acordarse, buscar el saldo en el ERP, redactar un correo educado, mandarlo y, si el cliente no responde, probar por WhatsApp. Se repite con cada factura vencida y cada cliente. Y es una de las tareas que más se pospone, porque nadie quiere ser el pesado.

Como ejemplo orientativo: una empresa de servicios con 25 facturas vencidas al mes, a diez minutos de gestión cada una entre buscar el dato y escribir al cliente, dedica unas 4 horas mensuales solo a recordar pagos (supuestos de ejemplo, no medidos). Y aun así, hay facturas que se olvidan.

Por eso se busca cómo enviar recordatorios de cobro por email y WhatsApp sin perseguir cada impago a mano. Este artículo explica cómo se ordena la gestión de cobros con el ERP como fuente de los saldos y con una persona aprobando cada recordatorio.

Por qué se persiguen mal los impagos

No es falta de intención. Es falta de un proceso que no dependa de la memoria:

• El saldo vive en el ERP. Para saber qué debe un cliente hay que entrar, filtrar y exportar.
• El recordatorio se escribe a mano. Cada correo se redacta de cero, con un tono que cambia según quién lo manda.
• No hay un calendario. No existe una regla de «recordar a los 3 días, a los 15 y a los 30», o no se aplica a todos por igual.
• Cada canal va por su cuenta. El correo lo manda administración y el WhatsApp, el comercial, sin saber qué ha hecho el otro.

Qué hay que saber de cada factura vencida

Para reclamar un cobro hacen falta pocos datos, pero tienen que estar juntos:

Dato	Ejemplo orientativo
Cliente y factura	Factura 0318
Importe pendiente	1.850 €
Días de retraso	18 días
Último contacto	Recordatorio por email hace 10 días

Los datos de la tabla son ejemplos. Con ellos, el siguiente paso suele ser evidente.

Cómo lo hace Wyre

Wyre sigue su secuencia habitual: conecta, entiende y actúa, con tu equipo aprobando lo que importa.

El ERP como fuente de los saldos

Wyre lee las facturas y los saldos de tu ERP, de modo que cada recordatorio parte del dato real: importe, vencimiento y facturas ya pagadas. No se reclama lo que ya se ha cobrado.

Proponer el recordatorio adecuado

Según los días de retraso y el historial con ese cliente, Wyre redacta el recordatorio: más amable al principio, más firme después. Tú defines las reglas y el tono.

Email o WhatsApp, según el cliente

Wyre propone el canal que ese cliente suele usar. Si el email no tiene respuesta, propone el siguiente paso por WhatsApp, con un mensaje redactado para que tu equipo lo apruebe. Si ya atiendes ese canal con un agente de IA para WhatsApp, el recordatorio aprobado sale por la misma conversación y la respuesta del cliente queda registrada.

Tú apruebas cada recordatorio

Wyre no envía ningún recordatorio sin que una persona lo apruebe. Puedes editarlo, retrasarlo o descartarlo, por ejemplo si sabes que el cliente ya ha prometido pagar. Todo queda registrado.

Qué ocurre cuando el cliente responde

Si el cliente contesta con una fecha de pago, un justificante o una queja, Wyre lo asocia a la factura y propone el siguiente paso: anotar la promesa, actualizar el estado o pasar la reclamación a quien corresponda. Si el motivo es un error de facturación, el caso se trata como cualquier incidencia de cliente.

Y las facturas de tus proveedores, que son el otro lado de la cuenta, se ordenan con la automatización de facturas de proveedor.

Sin cambiar tus herramientas

Wyre no sustituye tu ERP ni tu programa de contabilidad. Los saldos siguen donde están; lo que cambia es que nadie tiene que acordarse de revisar quién debe qué.

¿Lo probamos con tus facturas vencidas?

Escríbenos y lo vemos con las facturas vencidas de un mes: qué recordatorios saldrían, a quién, por qué canal y cuánto tiempo de gestión manual desaparece.