Automatizar pedidos: del email, PDF o WhatsApp a tu ERP sin teclear

En muchas empresas industriales y de distribución, los pedidos de cliente no entran por un portal. Llegan por email con un PDF adjunto, por WhatsApp con una foto de una hoja escrita a mano, o en el cuerpo de un correo que dice «lo mismo que la semana pasada pero con 20 cajas más». Y alguien en oficina los teclea uno a uno en el ERP. Automatizar pedidos que llegan así es una de las aplicaciones de IA con retorno más claro para una pyme industrial.

Como ejemplo orientativo: si se reciben 40 pedidos al día y cada uno tarda 6 minutos en pasarse al ERP, son 4 horas diarias de una persona solo copiando datos. Más los errores: una referencia equivocada, una cantidad mal leída, una dirección de entrega que no es la habitual.

Dónde se pierde tiempo y dinero con los pedidos

• Cada cliente pide a su manera. Su propio formato de PDF, sus propias referencias, sus propias unidades. No hay dos pedidos iguales.
• Las referencias del cliente no son las tuyas. Hay que traducir «tornillo M8 inox caja 100» al código interno del artículo.
• Los cambios llegan por otro canal. El pedido entra por email y la modificación llega por WhatsApp al comercial, que no siempre la pasa.
• Los errores se ven tarde. Un pedido mal introducido se descubre cuando el cliente recibe lo que no pidió y abre una reclamación.
• Picos que no se pueden absorber. Un lunes o un fin de mes con el doble de pedidos genera retrasos en toda la cadena.

Cómo se automatiza la entrada de pedidos

Wyre aplica su secuencia: conecta los canales por los que llegan los pedidos, entiende lo que dicen y actúa dejándolos preparados en tu ERP, con una persona validando antes de confirmar.

Leer el pedido, venga por donde venga

Email, PDF, Excel, foto o mensaje de WhatsApp. Wyre extrae cliente, artículos, cantidades, precios, fecha y dirección de entrega sin plantillas por cliente.

Traducir a tus referencias

Wyre relaciona la descripción del cliente con tu artículo interno usando su historial de pedidos. Si un cliente siempre llama «caja grande» a una referencia concreta, lo aprende. Cuando no está seguro, lo marca para revisión en lugar de adivinar.

Comprobar antes de crear el pedido

Qué comprueba	Por qué importa
Precio contra tarifa o condiciones del cliente	Evita confirmar a un precio que no toca
Stock disponible	Avisa antes de prometer una fecha imposible
Cantidades fuera de lo habitual	«1.000» cuando siempre pide «100» suele ser un error
Dirección de entrega nueva	Confirma antes de enviar a un sitio distinto

Pedido listo para validar

El pedido queda preparado en el ERP y una persona lo valida con un clic. Lo que antes era teclear pasa a ser revisar. Y si el cliente pregunta por WhatsApp «¿cuándo me llega?», el agente de WhatsApp puede contestar con el estado real del pedido.

Cuando algo sale mal y el cliente reclama, la gestión de incidencias cruza pedido, albarán y factura para saber en un minuto qué pasó. Y la misma tecnología que lee pedidos de cliente lee también las facturas de proveedor: lo tienes en automatización de facturas.

Sin cambiar de ERP

Según los estudios del sector, el uso de IA en la pyme industrial española todavía es muy bajo, y una de las causas es el miedo a un proyecto de transformación largo. Wyre no sustituye tu ERP. Se conecta a él y automatiza la entrada de datos, que es justo donde se pierde el tiempo.

Empezamos con tus clientes con más volumen de pedidos y medimos con tus datos cuánto tiempo y cuántos errores se evitan.

¿Lo vemos con tus pedidos?

Escríbenos con una muestra de pedidos de una semana (los de PDF, los de email y los de WhatsApp) y te enseñamos cómo habrían entrado en tu ERP.