OCR de albaranes de obra: de la foto en WhatsApp al ERP sin teclear

El albarán se firma en obra, sobre el capó de una furgoneta. El encargado le hace una foto y la manda por WhatsApp. Días después, alguien en oficina abre el chat, amplía la imagen y teclea proveedor, fecha, material y cantidades en el ERP de obra. Así, albarán a albarán.

Como ejemplo orientativo: una constructora con cinco obras abiertas puede recibir más de 600 albaranes al mes. Si pasar cada uno a mano lleva dos minutos, son 20 horas al mes solo tecleando datos que ya estaban escritos en un papel. Y es la parte del trabajo donde más se equivoca cualquiera: un 21 que se lee como 27, una fecha cambiada, un albarán que se queda en el móvil de alguien.

Por eso tantas empresas buscan OCR para albaranes de obra. Este artículo explica por qué el OCR clásico se queda corto con los albaranes reales y qué cambia cuando quien los lee es una IA que entiende el documento.

Por qué el OCR clásico falla con los albaranes de obra

El OCR tradicional convierte una imagen en texto. Para saber qué texto es la cantidad y cuál es el precio, necesita una plantilla por proveedor: esta zona es la fecha, esta columna son las unidades. Funciona en una oficina con facturas limpias. En obra, no:

• Cada proveedor tiene su formato. Hormigón, ferralla, áridos, alquiler de maquinaria, subcontratas: decenas de modelos distintos, y cada vez que un proveedor cambia el suyo, la plantilla deja de servir.
• El papel llega como llega. Fotos torcidas, con sombra, arrugadas, con barro o con el flash encima.
• Hay cosas escritas a mano. Cantidades corregidas, observaciones como «faltan 2 palets» o la firma del encargado tapando una línea.
• El texto no basta. Aunque el OCR lea bien, no sabe a qué obra ni a qué pedido corresponde el albarán. Eso sigue haciéndolo una persona.

El resultado es conocido: se monta el OCR, funciona con tres proveedores y el resto se sigue tecleando.

Cómo lo hace Wyre

Wyre sigue su secuencia habitual: conecta, entiende y actúa, con tu equipo aprobando lo que importa.

Recoger el albarán donde ya llega

Wyre recoge los albaranes del correo, de WhatsApp y de las carpetas de Drive donde ya los guardáis. Nadie tiene que reenviarlos a una dirección especial ni escanearlos de otra manera.

Leerlo sin plantillas

En lugar de buscar el dato en una zona fija, Wyre entiende el documento como lo haría una persona de administración: reconoce qué es un albarán, quién lo emite y qué líneas son material. Por eso le da igual que cada proveedor tenga su formato o que la foto esté torcida.

Marcar lo que no está claro

Cuando un dato no se lee con seguridad (una cifra corregida a mano, una línea tapada por la firma), Wyre no se lo inventa: lo marca para que una persona lo revise. Tu equipo solo mira los albaranes dudosos, no todos.

Registrarlo en tu ERP o tu Excel de obra

Con los datos extraídos y la obra identificada, Wyre deja el albarán registrado donde ya trabajáis, con su imagen original enlazada. Tú decides qué se registra solo y qué pasa antes por una aprobación.

Qué datos se extraen de cada albarán

Dato	Ejemplo orientativo
Proveedor	Hormigones del Sur, S.L.
Número y fecha	Albarán 18.204, 3 de marzo
Obra y dirección de entrega	Residencial Las Lomas, parcela 12
Material o servicio	Hormigón HA-25/B/20/IIa
Cantidad y unidad	7,5 m³
Precio, si aparece	68 €/m³
Observaciones	«Recibido con retraso», «faltan 2 palets»
Firma o recepción	Recibido por el encargado de obra

Los datos de la tabla son ejemplos. Lo que importa es que cada albarán deja de ser una foto en un chat y pasa a ser un registro con el que se puede trabajar.

Y después, cruzarlo con el pedido y la factura

Digitalizar el albarán es el primer paso. Con los albaranes ya registrados, el siguiente es comprobar que la factura cobra lo que se pidió y lo que llegó a obra. Lo explicamos en cómo conciliar albaranes y facturas de obra. Ese mismo dato alimenta la detección de desviaciones: sabes cuánto se ha comprometido en cada partida antes de que llegue la factura.

Sin cambiar tus herramientas

Wyre no sustituye tu ERP de obra ni te pide que cambies cómo trabajan los encargados. Si hoy mandan la foto del albarán por WhatsApp, pueden seguir haciéndolo. La diferencia es que ya nadie tiene que teclearlo después.

¿Lo probamos con tus albaranes?

Escríbenos y lo vemos con los albaranes de un mes de una obra real: cuántos se leen solos, cuántos necesitan revisión y cuánto tiempo de tecleo desaparece.