Cómo conciliar albaranes y facturas de obra sin revisarlos a mano

En una constructora, conciliar albaranes y facturas de obra es una de esas tareas que nadie quiere y todo el mundo necesita. Cada compra genera un pedido, uno o varios albaranes y una factura, y alguien tiene que comprobar a mano que lo que se factura es lo que se pidió y lo que llegó a obra. Con varias obras abiertas, eso son cientos de documentos al mes.

Como ejemplo orientativo: una obra mediana puede generar más de 200 albaranes entre hormigón, ferralla, áridos, alquiler de maquinaria y subcontratas. Si revisar cada uno contra su factura lleva tres minutos, son 10 horas por obra y mes. Y eso suponiendo que el albarán esté legible y no sea una foto torcida en un WhatsApp.

Por qué la conciliación manual se queda corta

• Los albaranes llegan de cualquier manera. En papel firmado en obra, en foto por WhatsApp, en PDF por email o directamente no llegan a oficina.
• Cada proveedor usa su formato. No hay dos albaranes iguales, así que las herramientas de OCR con plantillas fallan en cuanto cambia el proveedor.
• Se revisa por muestreo. Con el volumen real, nadie compara línea a línea. Se mira el total y se paga.
• Los errores pequeños se acumulan. Un precio unitario dos céntimos más alto, unas toneladas de más, un porte duplicado. Por separado no se ven. Sumados, son margen.
• Se detecta después de pagar. Cuando alguien encuentra la diferencia, la factura ya está pagada y reclamar cuesta más que dejarlo pasar.

Cómo se automatiza con IA

Wyre aplica su secuencia habitual: conecta, entiende y actúa, con tu equipo de administración aprobando lo que importa.

Leer cualquier albarán, venga como venga

Wyre recoge albaranes y facturas del correo, de WhatsApp y de las carpetas donde ya los guardáis. Los lee aunque cada proveedor tenga su formato, sin plantillas, y extrae proveedor, obra, fecha, materiales, cantidades y precios.

Relacionar cada documento con su obra y su partida

Cada albarán se vincula a su pedido y a su obra; cada factura, a los albaranes que cubre. Lo que antes hacía una persona que conocía la obra, ahora queda propuesto y solo hay que confirmarlo cuando hay dudas.

Cruzar línea a línea antes de pagar

Qué detecta	Ejemplo típico
Cantidad facturada mayor que la recibida	Se facturan 24 m³ de hormigón y el albarán dice 21
Precio distinto del pactado	El pedido dice 68 €/t y la factura aplica 72 €/t
Albarán facturado dos veces	El mismo albarán aparece en dos facturas del mes
Albarán sin factura	Material recibido que nadie ha facturado todavía (coste comprometido)
Concepto no pedido	Un porte o un recargo que nadie aprobó

Los ejemplos de la tabla son orientativos. Lo importante es el cambio de momento: la diferencia se detecta antes del pago, cuando todavía se puede reclamar.

Del albarán a la desviación de obra

Cuando los albaranes están conciliados, también se sabe cuánto se ha comprometido en cada partida antes de que llegue la factura. Ese dato alimenta la detección de desviaciones: la alerta llega cuando la partida empieza a dispararse, no al cierre.

Puedes ver cómo funciona la lectura y el cruce de documentos en el caso de uso de automatización de facturas.

Compatible con tu ERP de obra

Wyre no sustituye tu ERP de obra ni tu programa de contabilidad. Lee los documentos, hace el cruce y deja el resultado donde ya trabajáis. Tampoco pide a los encargados que cambien su forma de mandar albaranes: si hoy los mandan por WhatsApp, seguirán haciéndolo.

¿Lo probamos con una obra tuya?

Escríbenos y lo vemos con los albaranes y facturas de un mes de una obra real: cuántos cuadraban, cuántos no y cuánto dinero había en esas diferencias.