Imputación de horas a proyectos: saber qué proyectos dejan margen antes del cierre

En una ingeniería, un estudio o cualquier empresa que trabaja por proyectos, el producto son horas. Y aun así, la imputación de horas a proyectos suele ser lo peor gestionado de la casa: una hoja de Excel que cada uno rellena el viernes de memoria, o el último día del mes, o nunca. El resultado es que nadie sabe con certeza qué proyectos dejan margen y cuáles lo pierden.

Como ejemplo orientativo: si un proyecto se presupuestó con 300 horas y al cerrarlo se han consumido 420, el margen se ha esfumado. Pero si las horas se imputan tarde y mal, esa desviación no se ve hasta que el proyecto ya está entregado y facturado.

Por qué el control de horas por proyecto falla

• Nadie imputa a tiempo. Las horas se rellenan a final de semana o de mes, de memoria. Lo que no se recuerda, se reparte «a ojo».
• El Excel no avisa. La hoja recoge datos, pero nadie la mira hasta el cierre. No hay alerta cuando un proyecto pasa del 80 % de las horas previstas.
• Las horas no se cruzan con el resto del coste. Gastos, subcontratas y desplazamientos van por otro lado. La rentabilidad real por proyecto obliga a rehacer las hojas una por una.
• Los cambios de alcance no se registran. El cliente pide «un pequeño cambio» por email, el equipo lo hace y esas horas nunca se facturan.
• La facturación por hitos se retrasa. Si no se sabe en qué punto está cada proyecto, los hitos se facturan tarde.

Rentabilidad por proyecto sin depender del Excel

Wyre aplica su secuencia: conecta las fuentes donde ya queda rastro del trabajo, entiende a qué proyecto pertenece cada cosa y actúa avisando a tiempo.

Proponer la imputación en lugar de pedirla

El equipo ya avisa de sus horas por el canal que usa a diario: un mensaje, un correo, una hoja compartida. Wyre lee esos avisos, los imputa al proyecto y a la fase que corresponde y deja la imputación lista para revisar. Imputar pasa de rellenar a confirmar.

Juntar horas y costes en una sola cuenta

Horas, facturas de proveedores, subcontratas y gastos se relacionan con su proyecto. Así se construye una cuenta de explotación por proyecto que se mantiene al día sola, sin copiar de tres sitios a final de mes.

Avisar mientras se puede actuar

Aviso (ejemplo orientativo)	Qué permite hacer
«Este proyecto ha consumido el 85 % de las horas con el 60 % del trabajo hecho»	Revisar el alcance con el cliente antes de perder margen
«Hay horas sobre un cambio pedido por email que no está presupuestado»	Facturar el cambio o pactarlo
«El hito 2 está terminado y no se ha facturado»	Emitir la factura sin esperar al cierre
«Este tipo de proyecto se desvía siempre en la fase de documentación»	Presupuestar mejor el siguiente

Aprender de los proyectos anteriores

Con los proyectos cerrados conectados, Wyre puede responder preguntas como «¿cuántas horas reales nos llevó el último proyecto parecido?». Es la base para presupuestar con datos y no con intuición, y enlaza con la gestión del conocimiento: lo que aprendió el equipo en un proyecto no se pierde para el siguiente.

Puedes ver cómo se construye la rentabilidad por proyecto en el caso de uso de cuenta de explotación.

Sin otra herramienta de fichaje

Wyre no es otro programa de control horario que el equipo tenga que abrir. Se apoya en las herramientas que ya usáis y deja los datos donde ya trabajáis. Empezamos por un grupo de proyectos y comprobamos que las propuestas de imputación y los avisos son útiles antes de ampliar.

¿Sabes qué proyectos te dan dinero?

Si la respuesta honesta es «más o menos», merece la pena mirarlo. Escríbenos y lo vemos con los datos de tus últimos proyectos cerrados.